Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungsangestellte (w/m/d) als Abteilungsassistenz und für das Controlling in der BAU-Abteilung

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungsinfrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Bei der baulichen Weiterentwicklung des DESY-Campus kommt der Abteilung BAU eine zentrale Rolle zu. Sie kümmert sich um die Neubau-, Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen auf dem DESY-Campus. BAU übernimmt für sämtliche Hochbaumaßnahmen des Wissenschaftszentrums die Bauherrenfunktion und das Projektmanagement. Ebenfalls kümmert sich die Abteilung BAU um die Versorgung mit Trink- und Grünwasser sowie um die Schmutz- und Regenentwässerung. Darüber hinaus koordiniert sie in enger Zusammenarbeit mit der DESY-Abteilung MKK (8) die beteiligten Fachplaner der Technischen Gebäudeausrüstung. Schwerpunkte der Arbeit sind die Beauftragung und Überwachung der externen Objekt- und Fachplaner sowie weiterer am Bau Beteiligter, die Begleitung der Ausschreibung der Gewerke am Bau und die Überwachung der Budget- und Terminpläne. Je nach Auslastung können alle Objekt- und Fachplanungsleistungen auch selbst übernommen werden. Für unser Team suchen wir zum nächst möglichen Termin in unbefristeter Festanstellung eine:n Verwaltungsangestellte:n für das Controlling der Abteilung BAU.

Wofür wir Ihre Unterstützung benötigen:

Ihre Aufgabenbereiche umfassen die Führung des Sekretariats/Assistenz der BAU-Abteilung, die technische/kaufmännische Sachbearbeitung, das Controlling von Rahmenverträgen und Kleinmaßnahmen sowie die Unterstützung bei der IT-Administration für die Abteilung BAU. Aufgabenschwerpunkte sind dabei unter anderem:

Fungieren als zentrale Ansprechperson der Abteilung und als Assistenz der Abteilungsleitung
Übernahme der allgemeinen Büroorganisation, wie Bearbeitung der Post, Bestellung von Büromaterial und Entwerfen, Pflegen und Führen von Formularen und Listen
Unterstützung bei der Sicherstellung aller Zugangsdaten für interne und externe Mitarbeitende der Bauabteilung
Zusammenstellen der Ausschreibungsunterlagen
Kostenverfolgung in SAP und Erstellen monatlicher Berichte für das Controlling der Aufträge /Rahmenverträge im Bereich Instandhaltung und für alle kleineren Baumaßnahmen in Form von Excel Tabellen
Erstellen von Aufträgen sowie Prüfen und Freigeben von Rechnungen nach LV / Aufmass / StLB
Unterstützung bei der Betreuung und Beschaffung aller Hardware- und Softwarekomponenten für BAU

Was uns auszeichnet:

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50%). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungsangeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

Unbefristet

Was Sie auszeichnet:

Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsmäßige Ausbildung oder gründliche und vielseitige Kenntnisse in einem der vorgenannten Bereiche
Strukturiere Arbeitsweise sowie Verständnis für administrative Vorgänge
Gute EDV / PC Kenntnisse, vor allem in den MS Office Programmen
Sehr gute Fachkenntnisse in der Anwendung von MS-Excel
Sehr gute Fachkenntnisse im Umgang mit SAP (ERP-Systeme)
Gute Fachkenntnisse in der Erstellung und Bearbeitung von Ausschreibungsunterlagen
Langjährige Erfahrung in der Erstellung von komplexen Excel-Tabellen
Englischkenntnisse auf B2-Niveau
Affinität zu IT-Systemen

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Simon unter 040-8998-3570 (axel.simon@desy.de).

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal:

Jetzt bewerben

DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt (sbv.desy.de).

Weiterführende Informationen finden Sie unter:
https://www.desy.de/karriere/

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung
Notkestraße 85
22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392

Bewerbungsschluss: 13.05.2025