Verwaltungsangestellte im Office Management und als Gruppenassistenz (w/m/d) in Teilzeit 30h/Woche

Für den Standort Hamburg suchen wir:

Verwaltungsangestellte im Office Management und als Gruppenassistenz (w/m/d) in Teilzeit 30h/Woche

Das Deutsche Elektronen-Synchrotron DESY mit mehr als 2900 Mitarbeiter:innen an den Standorten Hamburg und Zeuthen zählt zu den weltweit führenden Forschungszentren. Im Mittelpunkt der Forschung steht die Entschlüsselung der Struktur und Funktion von Materie, von den kleinsten Teilchen des Universums bis hin zu den Bausteinen des Lebens. Damit trägt DESY zur Lösung der großen Fragen und drängenden Herausforderungen von Wissenschaft, Gesellschaft und Wirtschaft bei. Mit hochmoderner Forschungsinfrastruktur, interdisziplinär angelegten Forschungs-Plattformen und internationalen Vernetzungen verfügt DESY über ein hochattraktives Arbeitsumfeld im wissenschaftlichen, technischen und administrativen Bereich sowie für die Ausbildung von hochqualifiziertem Nachwuchs.

Die Gruppe MKS (Maschine - Kryogenik - Supraleitung) ist verantwortlich für den Aufbau und den Betrieb der Heliumkälteversorgung für supraleitende Beschleunigerkomponenten bei DESY in Hamburg. Zu den Aufgaben der Gruppe MKS gehört insbesondere der Betrieb der vorhandenen Helium-Kälteanlagen mit Beschleunigern und der Testanlagen sowie die Planung und Durchführung von Projekten zur Konstruktion, Entwicklung und dem Bau neuer kryogenischer Baugruppen.

Wofür wir Ihre Unterstützung benötigen:

Administrative Begleitung der Projektarbeit
Erstellen und Pflegen von Projektunterlagen und Verwalten der Dokumentation
Berichte zum Projekt- und Finanzstatus erstellen sowie die Organisation des Berichtswesens
Gestalten der Außendarstellung der Gruppen-Projekte
Organisation von Besprechungen, Trainings, Seminaren, Meetings und Workshops
Führung des Sekretariats der Gruppe MKS als Assistenz der Gruppenleitung und der wissenschaftlichen Projektleitung
Kalender und Terminverwaltung sowie Bearbeiten von Reiseangelegenheiten
Verwaltung/Betreuung von Personendatenbanken und Zugangsdatenbank
Ausführung und Verwaltung von Bestellungen für IT- und Bürobedarf
Administrative Betreuung neuer Mitarbeiter:innen

Was uns auszeichnet:

Freuen Sie sich auf ein einzigartiges Arbeitsumfeld auf unserem internationalen Forschungscampus. Wir legen großen Wert auf ein wertschätzendes Miteinander und das Wohlbefinden unserer DESYanerinnen und DESYaner. Die Gleichstellung aller Menschen ist uns ein wichtiges Anliegen. Für eine bessere Vereinbarkeit von beruflichem und privatem Leben bietet DESY flexible Arbeitszeiten, variable Teilzeit, Job-Sharing-Modelle und die Teilnahme an Mobiler Arbeit (bis zu 50%). Sie profitieren von unserer familienfreundlichen und kollegialen Atmosphäre, unserem etablierten Gesundheitsmanagement sowie unserer betrieblichen Altersvorsorge. Als öffentlich finanzierter Arbeitgeber bieten wir Ihnen einen sicheren Arbeitsplatz und unterstützen Ihre individuelle Entwicklung mit unseren umfangreichen Aus- und Weiterbildungsangeboten. Die Vergütung erfolgt nach den Regelungen des TV-AVH. DESY bietet seinen Beschäftigten an beiden Standorten einen Arbeitgeberzuschuss zum Jobticket (Deutschland-Ticket).

Unbefristet

Was Sie auszeichnet:

Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
Sehr gute Fachkenntnisse im Bereich der Organisation und Verwaltung sowie Organisation von Workshops und Seminaren
Sehr gute EDV-Kenntnisse in den gängigen MS Office-Anwendungen sowie in Datenbanken
Fundierte Kenntnisse in der Aufbereitung und Analyse von Finanzdaten
Kommunikationsfähigkeit, ausgeprägte Sozialkompetenz und Teamfähigkeit sowie eine eigenverantwortliche Arbeitsweise
Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Fachliche Fragen beantwortet Ihnen gern Herr Tobias Schnautz unter 0170-5649924, tobias.schnautz@desy.de.

Bitte reichen Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und relevante Zeugnisse) ein.

Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen zu.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsportal:

Jetzt bewerben

DESY fördert Chancengerechtigkeit und Vielfalt. Die berufliche Entwicklung von Frauen ist uns besonders wichtig und deshalb bitten wir Frauen nachdrücklich, sich um die zu besetzende Stelle zu bewerben. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt (sbv.desy.de).

Weiterführende Informationen finden Sie unter:
https://www.desy.de/karriere/

Deutsches Elektronen-Synchrotron DESY
Personalabteilung
Notkestraße 85
22607 Hamburg
Telefon: +49 40 8998-3392

Bewerbungsschluss: 17.06.2025